Aktivitäten-Verwaltung

▶ Moderan > Aktivitäten-Verwaltung

Ein zentraler Ort, um Aufgaben, Erinnerungen, Dokumente und Interaktionen zu verfolgen.

Die Aktivitäten-Verwaltung fasst alle Aufgaben und geplanten Interaktionen Ihres gesamten Portfolios in einer einzigen einheitlichen Ansicht zusammen. Damit werden die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht, die Teamkoordination verbessert und alle Interaktionen und Dateien an einem Ort angezeigt.

Woher kommen die Aktivitäten?

In der Aktivitäten-Verwaltung werden alle relevanten Einträge aus dem jeweiligen Abschnitt Aktivitäten zusammengefasst, der in den folgenden Ansichten verfügbar ist:

▶ Verträge > Anfragen, Mietverträge und Dienstleistungsverträge
▶ Assets > Gebäude
▶ Kontakte > Organisationen

Anstatt jeden Vertrag, jede Organisation oder jedes Gebäude einzeln zu öffnen, können Sie hier alle gespeicherten Aktivitäten an einem Ort zusammengefasst ansehen, prüfen, filtern usw.

Lesen Sie mehr über Aktivitäten: Erstellen von Aufgaben und Teilaufgaben

Überblick über die Aktivitäten-Verwaltung

Wenn Sie zum Tab Aktivitäten-Verwaltung gehen, sehen Sie standardmäßig die Ihnen zugewiesenen aktiven Einträge. Das Feld „Verantwortlich“ ist mit Ihrer E-Mail-Adresse vorausgefüllt und das Feld „Status“ ist standardmäßig auf To-Do + Überfällig eingestellt.

Sie können die Standardansicht mit Filtern anpassen:

Zeitraum – Sie können einen benutzerdefinierten Zeitraum oder vordefinierte Optionen verwenden: Letzter Monat, Dieser Monat, Nächster Monat, Dieses Quartal, Letztes Quartal.
Status:
- Alle
- To-Do + Überfällig – alle Aufgaben, die nicht als erledigt markiert sind
- To-Do – der Stichtag ist heute oder in der Zukunft
- Überfällig – der Stichtag ist abgelaufen, aber die Aufgabe ist noch nicht erledigt
- Erledigt
Verantwortlich – Sie können sich selbst, einen bestimmten Kollegen oder ein ganzes Team auswählen

Durch Filtern nach Verantwortlichem können Sie zwischen einer persönlichen Übersicht und einer umfassenderen Team-Perspektive wechseln.

Die Verwendung des Hauptfilters „Objekte" bietet die Möglichkeit, Aktivitäten für einzelne Objekte, Gruppen von Objekten oder das gesamte Portfolio abzurufen:

Jeder Aktivitätseintrag enthält folgende wichtige Informationen:

Fortschritt – Zeigt den aktuellen Status der Aktivität an. Standardmäßig enthält Moderan Offen und Erledigt, aber zusätzliche Fortschrittsoptionen können von Admin-Benutzern konfiguriert werden. Wenn der Aktivitätsfortschritt Offen oder eine andere benutzerdefinierte Option ist, ist diese Aktivität entweder Zu erledigen oder Überfällig (abhängig vom Datum).
Datum – Gibt das Fälligkeitsdatum der Aktivität an.
Art – Gespräch, Aufgabe, Vertrag, etc.
Beschreibung – Beschreibung und Anmerkungen zur Aktivität.
Quelle – gibt an, wo die Aktivität erstellt wurde (in Anfragen, Miet-/Dienstleistungsverträgen, Organisationen oder Gebäuden).
Name / Vertragsnummer – Gibt je nach Quelle den Gebäudenamen oder die Nummer der Anfrage bzw. des Vertrages an.
Organisation – Falls zutreffend, werden in dieser Spalte die mit dieser Aktivität verbundenen Organisationen (Mieter, Dienstleister) angezeigt.
Objekt – Gibt an, in welchem Objekt die Aktivität erstellt wurde.
Verantwortlich – Gibt die für die Aktivität verantwortliche Person an (jeder Moderan-Benutzer in Ihrer Organisation kann zugewiesen werden).
Dokumente – Die hinterlegte Datei oder der Link, sodass Sie direkt von der Aktivitätenansicht auf diese zugreifen können.
Geändert durch – Gibt die letzte Person an, die die Aktivität geändert hat. Wenn es keine nachträglichen Änderungen gab, ist die erstellende Person angegeben.

Benutzer und Betrachter sehen nur solche Aufgaben und Interaktionen, die sich auf Objekte und Funktionsbereiche beziehen, auf die sie Zugriff haben. Administratoren können alle Aktivitäten sehen.

Weitere Informationen zu Zugriffsbeschränkungen finden Sie hier.

In der Aktivitätenliste ist der jeweilige Status der Aktivitäten farblich markiert:
– Weiße Zeilen – To-Do
– Rosa Zeilen – Überfällig
– Graue Zeilen – Erledigt

Aktivitäten bearbeiten

Wenn Sie eine Aktivität bearbeiten möchten – Notizen ändern, das Datum der Aktivität anpassen, einer anderen Person zuweisen, eine Datei/Teilaufgabe hinzufügen oder den Fortschritt ändern – klicken Sie einfach auf das Datum, und ein Pop-up-Fenster dieser Aktivität öffnet sich.

Alternativ können Sie die Aktivitäten in einem neuen Tab öffnen, indem Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Datum klicken.

Sie werden automatisch zum Aktivitätenbereich weitergeleitet, in dem diese spezifische Aktivität erstellt wurde (Gebäude-/Organisations-/Vertragskarte).

Je nach Arbeitsablauf kann es nützlich sein, einen Tab mit der Gesamtliste aller Aktivitäten und weitere Tabs mit Gebäude-/Organisations-/Vertragskarten offen zu haben, um wichtige Informationen zu prüfen, bevor Sie die Aktivität aktualisieren.

Massenbearbeitung

▶ Aktivitäten-Verwaltung > MASSSENBEARBEITUNG

Aktivitäten können bei Bedarf in großer Anzahl gleichzeitig bearbeitet werden:

Mehrere Aktivitäten gleichzeitig "Als erledigt markieren"
die verantwortliche Person für mehrere Aktivitäten gleichzeitig ändern (nützlich, wenn Zuständigkeiten auf eine:n andere:n Benutzer:in übertragen werden, beispielsweise bei einem Personalwechsel)

Arbeitsschritte bei der Massenbearbeitung:

Filtern und/oder gruppieren Sie die Aktivitätsliste so, dass nur die relevanten Aktivitäten angezeigt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erweitertes Filtern, Gruppieren, Exportieren weiter unten.
Klicken Sie auf MASSSENBEARBEITUNG, wählen Sie den Feldnamen und den neuen Feldwert aus.
Wählen Sie die betreffenden Aktivitäten aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren.
Klicken Sie auf X AKTIVITÄTEN ÄNDERN, um die Bearbeitung abzuschließen.

Die ausgewählten Aktivitäten werden entsprechend aktualisiert.

Erweitertes Filtern, Gruppieren, Exportieren

Wie jede andere Ansicht in Moderan kann auch die Tabelle der Aktivitäten-Verwaltung angepasst werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Sie können Spalten in der von Ihnen bevorzugten Reihenfolge verschieben und hinzufügen/ausblenden (Moderan speichert diese Einstellungen nutzerspezifisch).
Sie können die Filteroption in jeder Spalte verwenden.

Verwenden Sie die grüne Gruppierungsleiste, um nach einer oder mehreren beliebigen Spalten zu sortieren:

Exportieren Sie die Aktivitätsliste als Excel-Datei.

Lesen Sie detailliertere Anweisungen im Artikel Moderan anpassen: Ich möchte einstellen, was ich sehe.

E-Mail-Benachrichtigungen

Um eine fristgerechte Bearbeitung der Aufgaben zu gewährleisten, versendet Moderan automatische E-Mail-Benachrichtigungen:

Fristenerinnerung – Am Fälligkeitstag der Aktivität wird eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet.
Auftragsbenachrichtigung – Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuweisen und das Datum heute oder in der Zukunft ist, erhält diese Person eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Sie die Aufgabe speichern.

Häufige Anwendungsfälle

Kommunikationsverlauf

Alle E-Mails, Anrufe, Notizen und Besprechungen können an einem Ort gespeichert werden (z. B. unter Mietverträgen oder Organisationen). Auf diese Weise lassen sich im Aktivitätenbericht alle Interaktionen mit einem Mieter leicht einsehen, wie z. B. frühere Beschwerden, durchgeführte Arbeiten, Besprechungsprotokolle usw.

Aktivitäten nachverfolgen und dokumentieren

Sie können alle Aufgaben monatlich/vierteljährlich/jährlich für einen Benutzer oder ein ganzes Team gruppieren und so z.B. Objekte miteinander vergleichen.

Weitere Anwendungsfälle finden Sie im Artikel Aktivitäten: Anwendungsfälle für Aufgabenmanagement

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