Aktivitäten

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Ein zentraler Ort, um Aufgaben, Erinnerungen, Dokumente und Interaktionen zu verfolgen.

Das Modul „Aktivitäten" fasst alle Aufgaben und geplanten Interaktionen Ihres gesamten Portfolios in einer einzigen einheitlichen Ansicht zusammen. Damit werden die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht, die Teamkoordination verbessert und alle Interaktionen und Dateien an einem Ort angezeigt.

Woher kommen die Aktivitäten

Unter „Aktivitäten" werden alle relevanten Einträge aus dem Block Interaktionen & Dateien zusammengefasst, der in den folgenden Ansichten verfügbar ist:

▶ Verträge > Anfragen, Mietverträge und Dienstleistungsverträge
▶ Assets > Gebäude
▶ Kontakte > Organisationen

Anstatt jeden Vertrag, jede Organisation oder jedes Gebäude einzeln zu öffnen, können Sie in „Aktivitäten" alle gespeicherten Einträge aus den Blöcken „Interaktionen & Dateien" an einem Ort zusammengefasst ansehen, prüfen, filtern usw.

Erfahren Sie mehr über Interaktionen & Dateien im zugehörigen Eintrag in der Wissensdatenbank.

Überblick über das Modul Aktivitäten

Wenn Sie zum Tab „Aktivitäten" gehen, sehen Sie standardmäßig die Ihnen zugewiesenen aktiven Einträge. Das Feld Verantwortlich ist bereits mit Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt, und das Feld Status ist standardmäßig auf To-Do + Überfällig gesetzt.

Sie können diese Standardansicht mithilfe von Filtern anpassen:

Zeitraum – Sie können einen benutzerdefinierten Zeitraum oder vordefinierte Optionen verwenden: Letzter Monat, Dieser Monat, Nächster Monat, Dieses Quartal, Letztes Quartal.
Status:
- Alle
- To-Do + Überfällig – alle Aufgaben, die nicht als erledigt markiert sind
- To-Do – der Stichtag ist heute oder in der Zukunft
- Überfällig – der Stichtag ist abgelaufen, aber die Aufgabe ist noch nicht erledigt
- Erledigt
Verantwortlich – Sie können sich selbst, einen bestimmten Kollegen oder ein ganzes Team auswählen.

Durch Filtern nach Verantwortlichem können Sie zwischen einer persönlichen Übersicht und einer umfassenderen Team-Perspektive wechseln.

Die Verwendung des Hauptfilters „Objekte" bietet die Möglichkeit, Aktivitäten für einzelne Objekte, Gruppen von Objekten oder das gesamte Portfolio abzurufen:

Jeder Aktivitätseintrag enthält folgende wichtige Informationen:

Erledigt – wenn „Ja" (Haken) markiert ist, lautet der Aktivitätsstatus „Erledigt"; wenn keine Markierung vorhanden ist, lautet der Status entweder „To-Do" oder „Überfällig" (abhängig vom Datum).
Datum – gibt das Fälligkeitsdatum der Aktivität an.
Art – Gespräch, Aufgabe, Vertrag, etc.
Beschreibung – Beschreibung und Anmerkungen zur Aktivität.
Quelle – gibt an, wo die Aktivität erstellt wurde (in Anfragen, Miet-/Dienstleistungsverträgen, Organisationen oder Gebäuden).
Name / Vertragsnummer – gibt je nach Quelle den Gebäudenamen oder die Nummer der Anfrage bzw. des Vertrages an.
Organisation – falls zutreffend, werden in dieser Spalte die mit dieser Aktivität verbundenen Organisationen (Mieter, Dienstleister) angezeigt.
Objekt – gibt an, in welchem Objekt die Aktivität erstellt wurde.
Verantwortlich – gibt die für die Aktivität verantwortliche Person an (jeder Moderan-Benutzer in Ihrer Organisation kann zugewiesen werden).
Dokumente – die hinterlegte Datei oder der Link, sodass Sie direkt von der Aktivitätenansicht auf diese zugreifen können.
Geändert durch – gibt die letzte Person an, die die Aktivität geändert hat. Wenn es keine nachträglichen Änderungen gab, ist die erstellende Person angegeben.

Benutzer und Betrachter sehen nur solche Aufgaben und Interaktionen, die sich auf Objekte und Funktionsbereiche beziehen, auf die sie Zugriff haben. Administratoren können alle Aktivitäten sehen.

Weitere Informationen zu Zugriffsbeschränkungen finden Sie hier.

In der Aktivitätenliste ist der jeweilige Status der Aktivitäten farblich markiert:
– Weiße Zeilen – To-Do
– Rosa Zeilen – Überfällig
– Graue Zeilen – Erledigt

Aktivitäten bearbeiten

Wenn Sie die Aktivität bearbeiten möchten — Beschreibung ändern, Datum der Aktivität ändern, einer anderen Person zuweisen, eine Datei hinzufügen oder als erledigt markieren — klicken Sie einfach auf das Datum. Sie werden automatisch zum Block Interaktionen & Dateien weitergeleitet, in dem diese bestimmte Aktivität erstellt wurde (Gebäude-/Organisations-/Vertragskarte).

Klicken Sie im Block Interaktionen & Dateien erneut auf das Datum und ändern Sie die entsprechenden Informationen.

Um Ihnen die Arbeit mit den Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erleichtern, können Sie diese nun in einem neuen Tab öffnen. Diese Option finden Sie unter dem Zahnrad-Symbol neben dem Datum.

Erweitertes Filtern, Gruppieren, Exportieren

Wie jede andere Ansicht in Moderan kann auch die Tabelle „Aktivitäten" angepasst werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Sie können die Spalten in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge verschieben und hinzufügen/ausblenden (Moderan speichert diese Einstellungen nutzerspezifisch).
Sie können in jeder Spalte die Filteroptionen verwenden.

Verwenden Sie die grüne Gruppierungsleiste, um nach einer oder mehreren beliebigen Spalten zu sortieren.

Exportieren Sie die Aktivitätenliste als Excel-Datei.

Anleitungen im Detail finden Sie im Artikel Ihre Moderan-Darstellung: Ich möchte anpassen, wie ich Moderan sehe.

E-Mail-Benachrichtigungen

Um eine fristgerechte Bearbeitung der Aufgaben zu gewährleisten, versendet Moderan automatische E-Mail-Benachrichtigungen:

Fristenerinnerung – am Fälligkeitstag der Aktivität wird eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet.
Auftragsbenachrichtigung – wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuweisen und das Datum heute oder in der Zukunft ist, erhält diese Person eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Sie die Aufgabe speichern.

Häufige Anwendungsfälle

Kommunikationsverlauf

Alle E-Mails, Anrufe, Notizen und Besprechungen können an einem Ort gespeichert werden (z. B. unter Mietverträgen oder Organisationen). Auf diese Weise lassen sich im Aktivitätenbericht alle Interaktionen mit einem Mieter leicht einsehen, wie z. B. frühere Beschwerden, durchgeführte Arbeiten, Besprechungsprotokolle usw.

Aktivitäten nachverfolgen und dokumentieren

Sie können alle Aufgaben monatlich/vierteljährlich/jährlich für einen Benutzer oder ein ganzes Team gruppieren und so z.B. Objekte miteinander vergleichen.

Übersicht über Dokumente

Alle Dokumente (Verträge, Zertifikate, Urkunden, Versicherungspolicen) können zur besseren Übersicht nach Art gruppiert und direkt über die Seite „Aktivitäten" aufgerufen werden.

In der Moderan-Knowledge Base finden Sie viele weitere hilfreiche Artikel. Wenn Sie darüber hinaus Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich gern per Chat oder über support@moderansolutions.com direkt an uns.

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