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Aktivitäten helfen Ihnen, Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Gebäuden, Verträgen und Organisationen an einem zentralen Ort zu organisieren, zuzuweisen und nachzuverfolgen.
Egal, ob Sie ein Gebäudezertifikat erneuern, eine Mietvertragsverlängerung verfolgen, einen Dienstleistungsvertrag überprüfen oder einen Kollegen an eine bevorstehende Inspektion erinnern müssen – Aktivitäten halten alles organisiert und stellen sicher, dass Verantwortlichkeiten klar zugewiesen sind.
Jede Aktivität kann einem verantwortlichen Benutzer zugewiesen werden, detaillierte Anweisungen enthalten, unterstützende Dateien oder Links beinhalten und in Teilaufgaben unterteilt werden. Aktivitäten werden automatisch im Tab Aktivitäten-Verwaltung angezeigt, sodass Benutzer anstehende Arbeiten, erledigte Aufgaben und überfällige Punkte an einem einzigen Ort überwachen können.
Erstellen einer Aktivität
Um eine neue Aktivität zu erstellen:
- Öffnen Sie die entsprechende Gebäudekarte, Mietvertragskarte, Anfragenkarte, Dienstleistungsvertragskarte oder Organisationskarte.
- Navigieren Sie zu Dateien & Notizen / Aktivitäten und öffnen Sie den Abschnitt Aktivitäten.
- Klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
Aktivitätsfelder
- Datum* – Gibt an, wann die Aktivität erledigt werden soll. Zukünftige Daten erzeugen Erinnerungen für den zugewiesenen Benutzer, während vergangene Daten verwendet werden können, um abgeschlossene Ereignisse zu dokumentieren.
- Fortschritt* – Zeigt den aktuellen Status der Aktivität an. Standardmäßig enthält Moderan Offen und Erledigt, weitere Fortschrittsoptionen können vom Administrator konfiguriert werden. Folgen Sie der Anleitung hier.
- Verantwortlich* – Gibt den Benutzer an, der für die Durchführung der Aktivität verantwortlich ist. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem Benutzer ausgefüllt, der die Aktivität erstellt.
- Art – Kategorisiert die Aktivität. Standardmäßig ist die Aufgabe als Art der Aktivität verfügbar, Administratoren können zusätzliche Aktivitätsarten erstellen. Folgen Sie der Anleitung hier.
- Titel* – Eine kurze, beschreibende Zusammenfassung der Aktivität.
- Notizen – Zusätzliche Informationen, Anweisungen oder Kommentare zur Aktivität.
Bewährte Verfahren
Verwenden Sie klare, handlungsorientierte Titel wie DGNB-Zertifikat erneuern, Servicevertrag überprüfen oder Monatsbericht vorbereiten. Beschreibende Titel erleichtern das Suchen, Filtern und Verstehen von Aktivitäten auf einen Blick.
Fügen Sie alle wichtigen Details im Feld Notizen hinzu - wie Anweisungen, Fristen oder Kontaktinformationen. Dies hilft dem Zugewiesenen, die Aufgabe ohne weitere Rückfragen zu erledigen.
Erstellen von Teilaufgaben
Teilaufgaben ermöglichen es Ihnen, eine größere Aktivität in kleinere, überschaubare Schritte zu unterteilen und dabei alles unter einer übergeordneten Aktivität organisiert zu halten.
Zum Beispiel können Sie anstelle mehrerer unabhängiger Aktivitäten für die Erneuerung eines Gebäudezertifikats eine Hauptaktivität und mehrere Teilaufgaben erstellen.
Beispiel
Hauptaktivität – bestehendes DGNB-Zertifikat erneuern
Teilaufgaben:
- Erforderliche Dokumentation sammeln
- Termin für Gutachterbesuch vereinbaren
- Erneuertes Zertifikat hochladen
- Zertifikatsdetails überprüfen
- Beteiligte informieren
So bleibt der gesamte Erneuerungsprozess an einem Ort zusammengefasst.
So erstellen Sie eine Teilaufgabe
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Datum der bestehenden Aktivität.
- Wählen Sie +TEILAUFGABE HINZUFÜGEN.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
Alternativ:
- Öffnen Sie die Aktivität
- Scrollen Sie zum Abschnitt Teilaufgaben
- Klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN
- Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus
- Speichern Sie die Teilaufgabe
Eine Aufgabe kann mehrere Teilaufgaben enthalten. Jede Teilaufgabe kann ebenfalls eigene Teilaufgaben enthalten, sodass Sie selbst komplexe Arbeitsabläufe in einer klaren Hierarchie organisieren können.
Dateien und Links hinzufügen
Aktivitäten erfordern oft unterstützende Dokumente wie Verträge, Zertifikate, Berichte, Sitzungsprotokolle oder externe Ressourcen.
Dateien und Links können direkt an eine Aktivität angehängt werden, sodass alle zugehörigen Informationen an einem Ort verfügbar bleiben.
So fügen Sie eine Datei oder einen Link an
- Klicken Sie auf das Datum der Aktivität, um deren Details zu öffnen
- Klicken Sie im Abschnitt Dateien & Notizen auf + NEU HINZUFÜGEN
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein
- Laden Sie die Datei hoch oder fügen Sie die URL ein
- Speichern Sie die Änderungen
Dateien und Links, die einer Aktivität hinzugefügt werden, werden automatisch im Abschnitt Dateien & Notizen angezeigt. Sie bleiben auch direkt von der Aktivität aus zugänglich, an der sie ursprünglich hinzugefügt wurden.
Aktualisieren einer Aktivität
Aktivitäten können jederzeit aktualisiert werden.
Typische Aktualisierungen umfassen:
- Ändern des Fälligkeitsdatums
- Neu-Zuweisung der Verantwortung
- Aktualisierung des Fortschritts
- Bearbeitung der Anweisungen
- Hinzufügen von Notizen
- Anhängen zusätzlicher Dokumente
Änderungen werden sofort für Benutzer mit Zugriff auf den zugehörigen Datensatz sichtbar.
Das Aktualisieren von Aktivitäten hilft Ihrem Team, einen genauen Überblick über laufende Arbeiten zu behalten und reduziert den Bedarf an manuellen Nachverfolgungen.
Abschließen einer Aktivität
Nachdem alle erforderlichen Arbeiten abgeschlossen sind, ändern Sie den Fortschritt der Aktivität auf Erledigt.
So schließen Sie eine Aktivität ab:
- Öffnen Sie die Aktivität
- Ändern Sie den Fortschritt auf Erledigt
- Speichern Sie die Änderungen
Nach Abschluss wird die Aktivität grau dargestellt.
Aktivitäten bleiben aktiv, bis ihr Fortschritt auf Erledigt geändert wird. Das Ändern des Fälligkeitsdatums oder das Abschließen aller Teilaufgaben schließt die übergeordnete Aktivität nicht automatisch ab.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Benachrichtigungen und Fristerinnerungen helfen sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden.
Moderan benachrichtigt Benutzer automatisch über ihnen zugewiesene Aktivitäten, sofern Zugewiesener und Bearbeiter unterschiedliche Benutzer sind. Benachrichtigungen werden an die im Feld Verantwortlich ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet, sobald die Aktivität gespeichert wird.
- Fristerinnerungen werden gesendet, wenn eine Aktivität fällig wird (basierend auf ihrem Datum)
Im Gegensatz zu Vertrags-Erinnerungen werden Aktivitätsbenachrichtigungen immer direkt an den zugewiesenen Benutzer gesendet, sodass jede Aufgabe die Person erreicht, die für deren Erledigung verantwortlich ist.
Mehr zu Aktivitäten
Aktivitäten sind eine Möglichkeit, das Aufgabenmanagement in Ihren Moderan-Workflow zu integrieren. Deshalb gibt es viele Anpassungsmöglichkeiten, um sie an Ihr Team anzupassen. Für Administratoren besteht die Möglichkeit, die Fortschrittsoptionen einer Aktivität anzupassen (z. B. in Prüfung, Warten auf Angebot, pausiert usw.) und den entsprechenden Farbcode. Administratoren können auch die Art der Aktivität anpassen (Erinnerung, Inspektion, Erneuerung usw.).
Wenn Sie unsicher sind, wie Aktivitäten in der Praxis funktionieren, sehen Sie sich einige Anwendungsfälle an, wie unsere Kunden Aktivitäten in ihren Immobilienverwaltungs-Workflows nutzen.
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