W tym artykule omówione są wszystkie opcje konfiguracji dostępne w Koszty > Ustawienia budynku. Znajdziesz tutaj instrukcje krok po kroku dotyczące konfigurowania typów kosztów i ich dystrybucji do najemców, konwersji jednego typu kosztu na inny, włączania śledzenia emisji CO2, tworzenia zestawów przestrzeni do podziału kosztów, dodawania i zarządzania licznikami oraz łączenia typów kosztów dla bardziej przejrzystych faktur.
Jeśli Twoja sytuacja jest bardziej złożona lub nie możesz znaleźć dokładnej odpowiedzi w tym artykule, skontaktuj się z nami poprzez czat Moderan lub napisz na support@moderansolutions.com.
Włączanie typów kosztów dla okresu
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Włączanie typów kosztów dla okresu
W tej tabeli możesz skonfigurować wszystkie typy kosztów zarządzane w danej nieruchomości oraz sposób ich rozliczenia pomiędzy najemców w wybranym okresie rozliczeniowym.
W Ustawienia budynku > Włączanie rodzajów kosztów dla okresu zacznij od dodania nowego wiersza i wybrania typu kosztu.
Jeśli wybrany typ kosztu nie znajduje się na liście, można go dodać w Admin > Ustawienia kosztów (dostępne wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniami Admina).
Jeśli ten typ kosztu posiada podkoszty (np. energia elektryczna może być mierzona osobno w taryfie dziennej i nocnej lub woda jako ciepła i zimna), dodaj je w kolumnie Włączone podkoszty.
Podkoszty mogą być również używane w niektórych specjalnych przypadkach, na przykład:
chcesz mierzyć i wyświetlać niektóre części zużycia energii elektrycznej osobno, na przykład, gdy energia elektryczna na klimatyzację lub wentylację stanowi dużą część ogólnego zużycia energii;
część energii elektrycznej jest używana do wytworzenia innego typu kosztu (np. masz stację grzewczą w budynku i chcesz doliczyć zużycie energii elektrycznej tej stacji do kosztu ogrzewania). W takim przypadku możesz utworzyć podkoszt ogrzewania pod energią elektryczną i przeliczyć go na inny typ kosztu (zobacz Włączanie konwersji typu kosztu na inny typ kosztu).
Jeśli Twoja sytuacja jest bardziej złożona lub nie możesz znaleźć dokładnej odpowiedzi w tym artykule, skontaktuj się z nami poprzez czat Moderan lub napisz na: support@moderansolutions.com.
Następnie wybierz właściwą podstawę dystrybucji do podziału ogólnej części tego typu kosztu:
Powierzchnia najmu – ogólny koszt jest dzielony proporcjonalnie do całkowitej powierzchni najmu nieruchomości. Najemcy zawsze płacą swoją proporcjonalną część – zmiany w pustostanach lub wyjątki dla dowolnego najemcy nie wpływają na innych najemców. Właściciel pokrywa koszt pustych powierzchni oraz różnicę wynikającą z wyjątków dla najemców.
Wynajmowana powierzchnia – ogólny koszt jest dzielony tylko na powierzchnię aktualnie wynajętą. Koszt nie jest dzielony na puste lokale. Gdy zmienia się pustostan, zmienia się również udział każdego najemcy w tym koszcie. Właściciel pokrywa tylko różnicę kosztów wynikającą z wyjątków dla najemców (jeśli takie są).
Podziel wszystko między wybranych najemców – cały koszt jest dzielony między najemców uczestniczących w podziale tego rodzaju kosztu. Jeśli którykolwiek najemca ma wyjątki (wykluczony, stała opłata itp.), są one najpierw odejmowane od całkowitego kosztu, a pozostała kwota jest dzielona proporcjonalnie między uczestniczących najemców. Żaden koszt nie pozostaje po stronie właściciela.
Oparte na jednostkach – ogólny koszt jest dzielony na określoną liczbę jednostek, niezależnie od m² budynku. Na przykład koszt jest dzielony równo na liczbę najemców lub mieszkań. Musisz również zaznaczyć w warunkach umowy, ile jednostek pokrywa każdy najemca. Każda różnica między całkowitą liczbą jednostek a sumą jednostek przypisanych do wszystkich najemców pozostaje po stronie właściciela.
Udział indywidualny – ogólny koszt jest rozdzielany zgodnie z proporcjami indywidualnego zużycia. Zwykle stosowane dla kosztów mierzonych licznikami, takich jak energia elektryczna czy woda. Jeśli indywidualny koszt jest mierzony na pustych przestrzeniach i pozostaje po stronie właściciela, to proporcjonalna część ogólnego kosztu również pozostaje po stronie właściciela.
Podstawa dystrybucji dotyczy tylko części ogólnej kosztu (w tym wspólnych liczników) i nie dotyczy indywidualnego zużycia.
Zestaw przestrzeni – domyślnie ogólny koszt jest dzielony między wszystkie m². Jednak czasem usługa jest świadczona tylko na ograniczonym obszarze, który można zdefiniować poprzez zestaw przestrzeni (dodany w sekcji Włączanie zestawów przestrzeni).
Całkowita dystrybucja – pokazuje całkowitą liczbę m² lub jednostek, między które dzielony jest koszt. Zależy to od wybranej podstawy dystrybucji i grupy powierzchni. Jeśli jako podstawę podziału wybrano powierzchnię wynajętą, ta liczba będzie się zmieniać co miesiąc w zależności od pustostanów. Zawsze upewnij się, że jest to wyświetlana jest wartość, której potrzebujesz.
Obliczona stawka – automatycznie obliczony ogólny koszt na m² lub jednostkę (w zależności od wybranej podstawy dystrybucji) po dodaniu rachunków.
Ręczna stawka – możesz ustawić stałą cenę za m² lub jednostkę. Ręczna stawka ma pierwszeństwo przed obliczoną – jeśli wprowadzisz ręczną stawkę, zostanie ona użyta zamiast obliczonej.
Ustawienia kosztów ogólnych:
w większości przypadków muszą być włączone, np. gdy rachunek jest dzielony proporcjonalnie do powierzchni do wynajęcia,
jednostka – wybierz jednostkę (m², miesiąc lub tak jak indywidualna), która będzie wyświetlana na fakturze. Obliczenia są nadal wykonywane według podstawy dystrybucji, natomiast na fakturze pokazuje się jednostka wybrana w tym miejscu.
Ustawienia kosztów indywidualnych:
zwykle są włączone, jeśli dany typ kosztu posiada liczniki,
aktywuj opcję pokaż odczyty na fakturze, aby dodać nazwy i odczyty liczników do faktury najemcy,
koszt przekazywany – tylko dla typów kosztów takich jak prace dodatkowe, które są bezpośrednio przekazywane najemcom (umowy najmu powinny być określone w rachunkach),
jednostki zapisu (zużycie typu kosztu będzie wyświetlane w tych jednostkach), np. dla energii elektrycznej: kWh lub MWh; dla wody: m³.
REPLIKUJ. Ta opcja jest domyślnie ukryta. Aby ją włączyć, kliknij strzałkę w dół w nagłówku kolumny, a następnie wybierz > Kolumny > zaznacz Replikuj.
Przykład i przypadek użycia:
Najczęstszy przypadek użycia: chcesz podzielić osobno opłaty za energię elektryczną i opłaty sieciowe, ale opłaty sieciowe powinny być podzielone dokładnie tak samo jak energia elektryczna.
W takim przypadku utwórz opłatę sieciową, która replikuje energię elektryczną – gdy klikniesz Replikuj i wybierzesz Energię elektryczną, wszystkie pozostałe pola zostaną automatycznie wypełnione zgodnie z ustawieniami energii elektrycznej.
Funkcja replikowania wykorzystuje te same ilości, ale nie koszty.
Notatki. Dostępne są dwa pola na notatki, w które można wpisać komentarze i wyjaśnienia dotyczące logiki podziału kosztów lub innych specyficznych informacji o typie kosztu. Zalecamy dodawanie jak najbardziej szczegółowych komentarzy, w tym wyjątków i innych ważnych informacji, aby każdy, zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy, mógł zrozumieć zasady podziału kosztów
Pola notatki są domyślnie ukryte.
Włączanie konwersji typu kosztu na inny typ kosztu
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Włączanie konwersji typu kosztu na inny typ kosztu
Możesz łatwo przeliczyć dowolny typ kosztu na inny, przeliczając całe zużycie lub tylko jego część (jeśli używane są przypisane liczniki podkosztów). W Moderan dostępne są 3 typy konwersji:
1. Ile jednostek kosztu źródłowego potrzeba, aby utworzyć 1 jednostkę kosztu docelowego? Umożliwia konwersję jednego typu kosztu lub zużycia określonych liczników na inny typ kosztu, dzielony między najemców zgodnie z logiką podstawy dystrybucji. Na przykład używasz centralnego ogrzewania (kWh) do podgrzewania wody (m³) – określasz, ile jednostek ogrzewania potrzeba do podgrzania 1 jednostki wody. Współczynnik konwersji można uzyskać od dostawcy usługi lub obliczyć ręcznie. Najczęściej stosowane konwersje: Energia elektryczna lub gaz przeliczane na energię cieplną/ogrzewanie; gaz lub energia elektryczna przeliczane na ciepłą wodę.
2. Przenieś cały koszt źródłowy do kosztu docelowego. Pozwala na całkowite przeniesienie zużycia jednego typu kosztu lub wybranych liczników do zużycia innego typu kosztu, rozdzielonego między najemców zgodnie z ustawieniami. Na przykład chcesz rozdzielić cały gaz jako energię cieplną do najemców lub przekierować zużycie energii elektrycznej jednego podkosztowego licznika (np. energia elektryczna – wentylacja) do ogrzewania.
3. Przenieś zużycie i koszt źródłowy do kosztu docelowego. Pozwala na całkowite przeniesienie zużycia i kosztu rodzaju kosztu źródłowego lub wybranych liczników do zużycia i kosztu innego rodzaju kosztu. Zużycie, które jest konwertowane, jest również widoczne w raportach (szare linie).
Po włączeniu konwersji dostępna będzie osobna zakładka Konwersje, w której można prześledzić wszystkie obliczenia wykonane przez system:
Włączanie konwersji emisji CO₂
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Włączanie konwersji emisji CO₂
Możliwe jest włączenie konwersji emisji CO₂, na przykład w celu zbierania informacji do raportowania zrównoważonego rozwoju dotyczącego emisji budynku z zakupionej energii elektrycznej, ciepła itp. Aby aktywować konwersję, należy dodać współczynnik emisji CO₂ dla każdego typu kosztu. Niezbędne informacje można uzyskać od dostawcy usługi.
Po aktywacji konwersji emisji CO₂ pojawi się nowa zakładka Emisje CO₂, w której można sprawdzić obliczone emisje CO₂ dla każdego najemcy oraz łącznie dla całego budynku (budynków):
Informacje te są również dostępne w Raporty > Koszty najemców oraz Raporty > Koszty nieruchomości. Jest to wygodniejszy widok, jeśli chcesz porównać dane w czasie. Kliknij nazwy raportów, aby uzyskać więcej informacji o raportach Koszty najemców i Koszty nieruchomości.
Włączanie zestwów przestrzeni
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Włączanie zestawów przestrzeni
Twórz różne zestawy przestrzeni w zależności od tego, jak chcesz grupować powierzchnie budynku do podziału kosztów. Możesz zdefiniować piętra, obszary, różne przestrzenie najemców itp. Możesz również przypisać zestaw przestrzeni do licznika (np. gdy zużycie wybranego licznika jest dzielone między najemców w utworzonym zestawie przestrzeni).
Wybierz wszystkie przestrzenie w zestawie, wpisz nazwę oraz dodatkowe uwagi, jeśli to konieczne, i zapisz. Możesz modyfikować zestawy przestrzeni w dowolnym momencie w wybranym okresie kosztowym.
Włączanie liczników
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Włączanie liczników
Możesz wprowadzać wszystkie liczniki ręcznie lub, jeśli budynek/nieruchomość ma zbyt wiele liczników, zespół wsparcia może pomóc w imporcie. Skontaktuj się z nami pod adresem support@moderansolutions.com, a udostępnimy Ci szablon importu liczników.
Szczegółowy artykuł o dodawaniu liczników do Moderan znajdziesz tutaj.
Łączenie typów kosztów
▶ Koszty > Ustawienia budynku > Łączenie rodzajów kosztów
Czasami typy kosztów mają oddzielne rachunki od dostawcy usług, które są rozliczane według różnych zasad, ale na fakturze dla najemcy pojawia się tylko jeden wiersz. Na przykład mogą istnieć dwa oddzielne rachunki za usługi takie jak ochrona czy sprzątanie.
Dodatkowo niektóre typy kosztów mogą składać się z kilku części składowych. Na przykład rachunek za wodę od dostawcy może zawierać trzy oddzielne opłaty rozdzielane różnie między najemców. Zamiast wyświetlać każdą opłatę osobno, te składniki można połączyć w jeden wiersz, np. Woda ogólna: Woda i ścieki (mierzone licznikami), miesięczna opłata za przyłącze wodne (alokowana na podstawie metrów kwadratowych) oraz woda opadowa (alokowana na podstawie metrów kwadratowych).
Opcja łączenia rodzajów kosztów jest dostępna na dole strony Ustawienia budynku. Domyślnie jest ukryta pod przyciskiem POKAŻ/UKRYJ. Aby połączyć rodzaje kosztów:
Kliknij przycisk POKAŻ/UKRYJ, aby wyświetlić wszystkie linie rodzajów kosztów.
Przeciągnij rodzaj kosztu, który chcesz połączyć, i upuść go pod głównym rodzajem kosztu.
Aby cofnąć łączenie, po prostu przeciągnij połączony rodzaj kosztu z powrotem na szary nagłówek i puść.