Aktywności

▶ Moderan > Aktywności

Zintegrowany system śledzenia zadań, przypomnień, dokumentów i interakcji.

Moduł Aktywności gromadzi wszystkie zadania oraz zaplanowane interakcje z całego portfela w jednym, spójnym widoku. Został zaprojektowany tak, aby ułatwić codzienną pracę, usprawnić współpracę zespołową oraz umożliwić przeglądanie wszystkich interakcji i plików w jednym miejscu.

Skąd pochodzą Aktywności?

Aktywności gromadzą istotne elementy z sekcji Interakcje i pliki, która jest dostepna w następujących widokach:

▶ Umowy > Oferty, Umowy najmu i Umowy serwisowe
▶ Aktywa > Budynki
▶ Kontakty > Organizacje

Moduł Aktywności gromadzi wszystkie zapisane elementy z sekcji Interakcje i pliki w jednym miejscu. Zamiast otwierać każdą umowę, organizację czy budynek osobno, wystarczy przejść do Aktywności.

Przeczytaj więcej na temat Interakcji i plików.

Przegląd zakładki Aktywności

W zakładce Aktywności domyślnie wyświetlają się aktywności przypisane do Ciebie. W polu Przypisano do automatycznie wprowadzony jest Twój adres e-mail, a pole Status jest domyślnie ustawione jako Do zrobienia + zaległe.

Możesz dostosować widok domyślny, korzystając z filtrów:

Okres – niestandardowy zakres lub domyślne opcje: Ostatni miesiąc, Bieżący miesiąc, Następny miesiąc, Bieżący kwartał, Ostatni kwartał.
Status:
- Wszystkie,
- Do zrobienia + zaległe – wszystkie nieukończone zadania,
- Do zrobienia – termin przypada dzisiaj lub później,
- Zaległe – termin minął, ale zadanie nie zostało ukończone,
- Ukończone.
Przypisano do – możesz wybrać siebie, konkretnego współpracownika lub cały zespół.

Filtrowanie według osoby przypisanej pozwala przełączać się między widokiem osobistym a szerszą perspektywą zespołu. Użycie głównego filtra nieruchomości umożliwia przeglądanie aktywności dla pojedynczej nieruchomości, grup nieruchomości lub całego portfolio:

Moderan _ Demoettevõte _ Property - Google Chrome .png

Każdy pozycja w Aktywnościach zawiera podstawowe informacje, takie jak:

Ukończone – status aktywności to Ukończone, jeśli ta pozycja została zaznaczona; jeśli nie, oznacza to, że status aktywności to Do zrobienia lub Zaległe (w zależności od daty).
Data – termin realizacji aktywności.
Typ – np. integracja, zadanie, umowa.
Opis – szczegóły i notatki dotyczące aktywności.
Źródło – miejsce, gdzie aktywność została utworzona (w kartach umów najmu/serwisowych, organizacji/budynków).
Nazwa / Numer – budynku, organizacji lub umowy.
Organizacja – jeśli dotyczy, pokazuje organizacje (najemców, dostawców usług) powiązane z tą aktywnością.
Nieruchomość – wskazuje, w której nieruchomości aktywność została utworzona.
Przypisano do – osoba odpowiedzialna za zadanie (do zadania można przypisać dowolnego użytkownika Moderan z Twojej organizacji).
Plik – plik lub link, dostępny bezpośrednio z widoku Aktywności.
Modyfikator – osoba, która utworzyła i/lub ostatnio zmodyfikowała zadanie.

Użytkownicy i przeglądający widzą tylko zadania oraz interakcje powiązane z nieruchomościami i sekcjami Moderan (np. umowy najmu lub budynki), do których mają dostęp. Użytkownicy z uprawnieniami administratora widzą wszystkie aktywności.

Więcej o ograniczeniach dostępu możesz przeczytać tutaj.

Na liście Aktywności kolory oznaczają różne statusy aktywności:
– Białe wiersze – Do wykonania
– Różowe wiersze – Zaległe
– Szare wiersze – Ukończone

Jak edytować Aktywności?

Jeśli chcesz edytować pozycję w Aktywnościach – zmienić opis, datę, przypisać ją do innej osoby, dodać plik lub oznaczyć jako Ukończone – wystarczy kliknąć na datę. Zostaniesz automatycznie przekierowany do sekcji Interakcje i pliki, w której ta konkretna Aktywność została utworzona (karta budynku/organizacji/umowy).

Kliknij ponownie na datę w sekcji Interakcje i pliki, aby zmodyfikować odpowiednie informacje.

Aby ułatwić przepływ pracy podczas pracy z zadaniami przypisanymi do Ciebie, dodaliśmy opcję otwierania zadań w nowej karcie. Opcję tę znajdziesz pod ikoną koła zębatego obok daty. Moderan _ Demoettevõte _ Activities - Google Chrom1.png

Zaawansowane filtrowanie, grupowanie, eksport

Podobnie jak w innych widokach w Moderan, widok w Aktywnościach można dostosować do własnych potrzeb.

Możesz przesuwać kolumny według preferowanej kolejności oraz dodawać/ukrywać je (Moderan zapamięta ustawienia na przyszłość).
Możesz używać opcji filtrowania w każdej kolumnie.

Moderan _ Demoettevõte _ Activities - Google Chrom.png

Użyj paska grupowania, aby grupować według dowolnej kolumny lub wielu kolumn jednocześnie:

Eksportuj widok listy Aktywności jako plik Excel.

Przeczytaj bardziej szczegółowe instrukcje w artykule Twój podgląd Moderan: Chcę dostosować wygląd.

Powiadomienia e-mail

Aby zapewnić terminowe realizowanie zadań, Moderan wysyła automatyczne powiadomienia e-mail:

Przypomnienie o terminie – powiadomienie jest wysyłane do osoby przypisanej w dniu terminu realizacji aktywności.
Powiadomienie o przypisaniu zadania – jeśli przypiszesz zadanie do innej osoby i ustawisz datę na dziś lub później, otrzyma ona e-mail w momencie zapisania zadania.

Powszechne zastosowania

Historia komunikacji

Wszystkie e-maile, rozmowy telefoniczne, notatki i spotkania mogą być zapisane w jednym miejscu (np. w umowie najmu lub karcie organizacji). Dzięki temu w widoku Aktywności w łatwy sposób można przeglądać wszystkie interakcje z danym najemca, takie jak wcześniejsze zgłoszenia, wykonane zadania czy notatki ze spotkań.

Śledzenie i raportowanie zadań

Możesz grupować wszystkie zadania według miesiąca, kwartału lub roku, dla jednego użytkownika lub całego zespołu, a także porównywać wyniki według nieruchomości w jednym widoku.

Przegląd dokumentów

Wszystkie dokumenty (umowy, certyfikaty, akty notarialne, ubezpieczenia) mogą być grupowane według typu, co ułatwia ich przeglądanie. Można je również otwierać bezpośrednio z poziomu widoku Aktywności.

Moderan _ Demoettevõte _ Activities - Google Chrom2.png

Więcej artykułów znajdziesz w Bazie wiedzy Moderan. W razie pytań lub potrzeby wsparcia skontaktuj sie z nami poprzez czat lub na support@moderansolutions.com.

Szukaj