▶ Aktywa > Karta budynku
W sekcji Interakcje i pliki możesz przechowywać różne dokumenty oraz zapisy wydarzeń związanych z budynkiem.
Ta sekcja jest dostępna w zakładkach: Aktywa > Karta budynku, Umowy > Umowy najmu, Umowy serwisowe oraz Zapytania. Funkcjonuje ona tak samo w całym systemie Moderan.
Wgrywanie pliku
Aby wgrać pliki (np. umowy, porozumienia) w sekcji Interakcje i pliki:
- Przejdź do karty budynku.
- Znajdź sekcję Interakcje i pliki, kliknij +DODAJ NOWE i uzupełnij wszystkie wymagane informacje o dokumencie:
Pola w tej sekcji:
- Data* – pole obowiązkowe. Możesz dodawać dokumenty i interakcje z bieżącą datą lub datami w przeszłości (np. jeśli dokument został podpisany wcześniej).
- Typ – wybierz z listy rodzaj dokumentu, który dodajesz (np. Umowa).
- Opis – wpisz opis pliku (np. „pierwotnie podpisana umowa", „Aneks I" itp.).
- Adres URL pliku – jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu zarządzania dokumentami, wklej tutaj link prowadzący do pliku.
- Plik – możesz wgrać dowolny format (np. PDF, cyfrowo podpisany dokument, akt notarialny, arkusz XLS, zdjęcia).
Możesz wybrać lub przeciągnąć i upuścić wiele plików naraz.
Ważne: dodanych plików nie można usuwać ani edytować.
Aby poprawić dokument, dodaj nowy wiersz z właściwym plikiem, a następnie usuń wiersz z plikiem błędnym.
Ustawianie zadań i przypomnień
Jeśli zapiszesz interakcję z datą w przyszłości, Moderan automatycznie ustawi przypomnienie. Program oznacza przypomnienie ikoną dzwonka obok daty:
Przypomnienia są wysyłane bezpośrednio na adres e-mail osoby przypisanej w polu Przypisany do.
Zakończenie zadania lub przypomnienia
Aby zakończyć zadanie lub przypomnienie, zarówno zaplanowane na przyszłość (ikona dzwonka), jak i te, które już minęły, ale nie zostały oznaczone jako wykonane (różowe wiersze), kliknij Edytuj przy danej interakcji i zaznacz pole Oznacz jako ukończone:
Domyślnie interakcja zostanie automatycznie oznaczona jako ukończona, jeśli dodasz ją z datą w przeszłości lub z dzisiejszą datą (nie przyszłą).
Typy interakcji i plików w Moderan
W Moderan możesz zapisywać różne typy plików i aktywności. Domyślnie w sekcji Interakcje i pliki dostępne są następujące typy:
- Certyfikat
- Umowa
- Akt notarialny
- Interakcja
- Zadanie
- Inne
Możesz stworzyć swoje własne typy w zakładce Admin > Ustawienia > Pola niestandardowe w Moderan (opcja dostępna tylko dla użytkownika z rolą Administratora).
Dokumenty
▶ Aktywa > Dokumenty
Wszystkie pliki wgrane w sekcji Interakcje i pliki są zbierane w zakładce Dokumenty:
Tabela Dokumenty działa w taki sam sposób, jak inne tabele w Moderan:
- Możesz zmieniać kolejność kolumn, przeciągając nagłówek kolumny w wybrane miejsce.
- Możesz sortować kolumny rosnąco lub malejąco.
- Możesz ukrywać wybrane kolumny lub pokazać wszystkie.
- Możesz filtrować dokumenty według konkretnych kryteriów (nazwa pliku, typ dokumentu, data, nieruchomość itp.).
- Możesz przeszukiwać całą bazę dokumentów w swoim portfelu nieruchomości, używając słów kluczowych.
Listę dokumentów można eksportować do pliku Excel.
Więcej artykułów znajdziesz w Bazie wiedzy Moderan. W razie pytań lub potrzeby wsparcia skontaktuj sie z nami poprzez czat lub na support@moderansolutions.com.