▶ Moderan > Tegevused
Keskne viis ülesannete, meeldetuletuste, dokumentide ja suhtluste jälgimiseks.
Tegevuste moodul koondab kõik ülesanded kogu teie portfelli ulatuses ühte koondvaatesse. See on loodud igapäevaste töövoogude lihtsustamiseks, meeskonnatöö parandamiseks ning kogu Suhtlus ja failid sisu mugavaks vaatamiseks ühest kohast.
Kust Tegevused pärinevad
Tegevused koondavad määratud kirjeid Suhtlus ja failid plokist, mis on saadaval järgmistes kaardi vaadetes:
▶ Lepingud > Päringud, Üürilepingud ja Teenuslepingud
▶ Varad > Hooned
▶ Kontaktid > Organisatsioonid
Selle asemel, et avada iga lepingu, organisatsiooni või hoone kaart eraldi, koondab Tegevuste vaade kõik Suhtlus ja failid plokkides salvestatud kirjed ühte kohta.
Loe Suhtlus ja failid kasutamise kohta täpsemalt siit
Tegevuste mooduli ülevaade
Tegevuste moodulile minnes kuvatakse vaikimisi kõik aktiivsed kirjed, mis on määratud teile. Vastutav kasutaja väli on eeltäidetud teie e-posti aadressiga ning Olek on vaikimisi Teha + Üle tähtaja.
Saate vaikimisi vaadet kohandada filtrite abil:
- Ajaperiood – kohandatud vahemik või eelseadistatud valikud: eelmine kuu, see kuu, järgmine kuu, see kvartal, eelmine kvartal.
-
Staatus:
- Kõik
- Teha + Üle tähtaja – kõik ülesanded, mis ei ole tehtud
- Teha – tähtaeg on täna või tulevikus
- Üle tähtaja – tähtaeg on möödas, kuid ülesanne pole lõpetatud
- Tehtud
- Vastutav kasutaja – saate valida iseenda, konkreetse kolleegi või terve meeskonna.
Vastutaja järgi filtreerimine võimaldab kiiresti liikuda isikliku ülevaate ja laiemalt meeskonna vaate vahel.
Rohelisel ribal asuva peafiltri ehk Objekti filtri kasutamine võimaldab vaadata tegevusi ühe objekti, objektigruppide või kogu portfelli lõikes:
Iga Tegevuse rida sisaldab olulist teavet, näiteks:
- Tehtud – kui märgitud „Jah", on tegevuse olek Tehtud; kui märkimata, on olek Teha või Üle tähtaja (sõltuvalt kuupäevast).
- Kuupäev – tegevuse tähtaeg.
- Tüüp – suhtlus, ülesanne, leping, akt jne.
- Kirjeldus – tegevuse kirjeldus ja märkmed.
- Allikas – kus kaardil tegevus loodi (üürilepingus/teenuslepingus, organisatsiooni või hoone kaardil).
- Nimi / number – hoone, organisatsiooni või lepingu nimi/number.
- Organisatsioon – seotud organisatsioonid (nt üürnikud, teenusepakkujad).
- Objekt – millises objektis tegevus loodi.
- Vastutav – ülesande eest vastutav isik (ülesande saab määrata igale teie organisatsiooni Moderani kasutajale).
- Failid – fail või URL link, millele pääseb ligi otse Tegevuste vaatest.
- Muutja – isik, kes tegevuse lõi ja/või viimati muutis.
Kasutaja ja vaataja õigustega kasutajad näevad ainult neid ülesandeid ja tegevusi, mis on seotud objektide ja moodulitega (nt Üürilepingud või Hooned), millele neil on ligipääs. Administraatorid näevad kõiki tegevusi.
Piirangute ja kasutajaõiguste kohta loe rohkem siit.
Tegevuste loendis tähistavad värvid erinevaid staatuseid:
– Valged read – teha
– Roosad read – üle tähtaja
– Hallid read – tehtud
Kuidas Tegevusi muuta
Kui soovite Tegevuse rida muuta — nt kirjeldust, kuupäeva, vastutajat, lisada faili või märkida tehtuks — klõpsake lihtsalt kuupäeval. Teid suunatakse automaatselt vastavasse Suhtlus ja failid plokki, kus see konkreetne Tegevus loodi (hoone, organisatsiooni või lepingu kaardil).
Klõpsake uuesti kuupäeval Suhtlus ja failid plokis ning tehke vajalikud muudatused.
Ülesanded ja tegevused on võimalik avada uuel vahekaardil. Selle valiku leiate kuupäeva kõrval oleva hammasrattaikooni alt.
Filtreerimine, grupeerimine ja eksport
Nagu ka teistes Moderani vaadetes, saab Tegevuste tabelit kohandada vastavalt oma vajadustele.
- Saate veerge ümber tõsta ning neid lisada või peita (Moderan jätab teie seadistused järgmiseks korraks meelde).
- Igas veerus saab kasutada filtreerimist.
- Kasutage grupeerimisriba, et rühmitada tegevusi ühe või mitme veeru alusel.
- Tegevuste loendi saab eksportida Exceli failina.
Täpsemad juhised leiate artiklist: Kohandatud Moderani vaade: tabelite muutmine.
E-posti teavitused
Õigeaegse ülesannete täitmise tagamiseks saadab Moderan automaatseid e-posti teavitusi:
-
Tähtaja meeldetuletus – teavitus saadetakse vastutajale määratud kuupäeval.
-
Uue tegevuse teavitus – kui määrate ülesande teisele inimesele ja kuupäev on täna või hilisem, saab see isik ülesande salvestamisel e-kirja.
Näiteid kasutamise kohta
Suhtlusajaloo haldamine
Kõik e-kirjad, kõned, märkmed ja kohtumised saab salvestada ühte kohta (nt üürilepingu või organisatsiooni kaardile). Nii on Tegevuste vaates lihtne näha kogu suhtlusajalugu ühe üürnikuga – varasemad kaebused, tehtud tööd, koosolekute protokollid jne.
Ülesannete jälgimine ja raporteerimine
Saate rühmitada kõik ülesanded kuu-, kvartali- või aastapõhiselt ühe kasutaja või terve meeskonna lõikes ning võrrelda tulemusi objektide kaupa ühes vaates.
Dokumentide ülevaade
Kõik dokumendid (lepingud, sertifikaadid, aktid, kindlustused jmt) saab rühmitada tüübi järgi ning neile pääseb ligi otse Tegevuste lehelt.
Rohkem infot ja juhendeid leiad Moderani Teadmistebaasist. Küsimuste korral pöörduge meie poole läbi Moderani vestlusakna või aadressil support@moderansolutions.com.