▶ Varad > Pinnad > Pinna kaart > ARHIVEERI
Kui pinda enam ei kasutata – näiteks on see jäädavalt kasutusest kõrvaldatud, muudetud kasutusotstarvet väljaspool üürimist, liidetud teise pinnaga või muul viisil operatiivkasutusest eemaldatud – saab selle arhiveerida.
Pinna arhiveerimine tähendab, et alates arhiveerimise kuupäevast see pind sisuliselt enam ei eksisteeri. See eemaldatakse hoone üüripindade arvutustest ning üürilepingute ja kulude kasutusest.
Arhiveerimine võimaldab:
- Hoida oma pindade nimekirjas ajakohaseid andmeid ilma ajaloo püsiva kustutamiseta.
- Vältida kasutusest väljas pindade kogemata taaskasutamist uutes lepingutes.
- Säilitada ajaloolisi andmeid – arhiveeritud pinnad jäävad aruannete jaoks kättesaadavaks, nii et saate endiselt näha, kuidas need on mõjutanud varasemaid andmeid.
Kui soovite pinda tulevikus uuesti kasutada (nt pind on ajutiselt eemaldatud kogupinnast), ei ole arhiveerimine sobiv valik.
NB Peagi pakume võimalust muuta pinna olekut üüripinnast mitteüüritavaks ja vastupidi.
Oluline: Pinna arhiveerimine Moderanis ei ole tagasipööratav (isegi administraatorite poolt). Kui pind on arhiveeritud, ei saa seda enam taastada.
Kui pind arhiveeriti ekslikult, palun võtke ühendust Moderani toega aadressil support@moderansolutions.com.
Pinna arhiveerimise mõjud
Arhiveerimise kuupäeval pind:
- Eemaldatakse aktiivsete pindade nimekirjadest – see tähendab, et te ei saa seda lisada üürilepingutesse, kulude pinnakomplektidesse ega siduda arvestitega.
- Eemaldatakse kõrvalkuludes arvestitega seotus – peate üle vaatama, kas pinna arvesti läheb kasutusest välja või tuleks see siduda mõne teise pinnaga.
- Eemaldatakse hoone üüritavast pinnast ja kulude jaotuse alast – m² väheneb selle pinna suuruse võrra.
- Liigutatakse automaatselt sektsiooni ARHIIV vaates Varad > Pinnad. Arhiveeritud pinnad jäävad Moderanis nähtavaks ajalooliste aruannete jaoks, tagades, et aruanded, mis viitavad varasematele üürilepingutele ja pinnakasutusele, jäävad puutumatuks.
Pindade nimekiri (Varad > Pinnad) koosneb kahest vaatest:
– Kõik aktiivsed pinnad (üürile antud, vabad, mitteüüripinnad)
– Arhiveeritud
Kui soovite näha kõiki pindu kindlal kuupäeval ühes vaates, saate seda teha Aruanded > Pinnad sektsioonis:
Arhiveerimise piirangud
Te ei saa pinda arhiveerida, kui:
1. Sellel pinnal on pinna suuruse rida alguskuupäevaga, mis on sama või hilisem kui arhiveerimise kuupäev – sest kui pind on arhiveeritud, siis alates sellest kuupäevast see pind enam ei eksisteeri ja tulevasi pinna suuruse muudatusi ei saa teha.
ja/või
2. Sellel pinnal on seotud arvestid, millel on olemas näidud pärast arhiveerimise kuupäeva – need näidud indikeerivad, et kulud on selle pinna jaoks arvutatud pärast arhiveerimise kuupäeva ja arhiveerimine kustutaks need arvutused, mis võib muuta teiste üürnike kulusid. Kasutaja peab seetõttu teadlikult üle vaatama ja parandama vastavad näidud kõrvalkulude perioodis enne pinna arhiveerimist.
Kui soovite siiski pinda arhiveerida, peate esmalt arvestid ja/või näidud eemaldama.
Kuidas pinda arhiveerida
▶ Varad > Pinnad > Pinna kaart > ARHIVEERI
- Minge Varad > Pinnad sektsiooni.
- Avage konkreetse pinna kaart, mida soovite arhiveerida.
- Klõpsake pinna kaardi ülaosas nuppu ARHIVEERI.
Kui pind on seotud üürilepinguga, kuvatakse hoiatussõnum:
- Täitage arhiveerimise hüpikaknas järgmised väljad:
- Arhiveerimise kuupäev – kuupäev, millest alates loetakse see pind mitteaktiivseks. See kuupäev mõjutab hoone pindala ja üüri arvutusi ning aruandeid. Ajalooliste andmete muutmise vältimiseks soovitame arhiveerida tänase või tulevase kuupäevaga, kui võimalik.
- Põhjus – lühike arhiveerimise põhjus (nt kõrvaldatud, liidetud pinnaga X jne).
Kuna arhiveerimine on pöördumatu, veenduge enne kinnitamist, et kuupäev ja põhjus on õiged.
Oluline on mõista, et pinna arhiveerimine mõjutab otseselt hoone üüripinda ning üüripinna muutused mõjutavad kulude arvutusi (üldkulude jaotust).
Kui peate arhiveerima pinna minevikukuupäevaga, pidage meeles, et see muudab kõik üüride ja kulude arvutused sellest kuupäevast alates. Sellise arhiveerimise puhul olge eriti ettevaatlik.
Kui arhiveerimise kuupäev on minevikus, kuvab Moderan hoiatussignaali, mis teavitab võimalikest tagajärgedest:
Rohkem artikleid leiate Moderani Teadmusbaasist. Kui teil on küsimusi või vajate abi, võtke julgelt ühendust aadressil support@moderansolutions.com.