▶ Varad > Hoone
Jaotises „Suhtlus ja failid" saate salvestada hoonega seotud mitmesuguseid dokumente ja sündmuste kirjeid.
See jaotis on saadaval jaotises Varad > Hoone kaart ning jaotises Lepingud > Üürilepingud, Teenuslepingud ja Päringud. Sellel on sama funktsionaalsus üle Moderani.
Faili üleslaadimine
Failide, nt lepingute ja muude dokumentide üleslaadimiseks jaotises „Suhtlus ja failid":
- Minge Hoone kaardile.
- Leidke jaotis „Suhtlus ja failid", klõpsake nuppu +LISA UUS ja täitke kogu vajalik teave dokumendi kohta:
Selle jaotise väljad:
- Kuupäev* – kohustuslik väli. Saate lisada dokumente ja toiminguid praeguse kuupäevaga või varasemate kuupäevadega, kui need on allkirjastatud varem.
- Tüüp – valige tüüpide loendist see, mis kirjeldab lisatavat faili (nt leping).
- Kirjeldus – sisestage faili kirjeldus (nt allkirjastatud algne leping, I lisa jne).
- Faili URL – kui kasutate välist dokumendihaldussüsteemi, lisage siia failile viiv väline URL.
- Fail (üleslaadimise ala) – toetame kõiki failivorminguid! Laadige üles lepingu PDF-fail või digitaalselt allkirjastatud fail, akt, kõik hoonega seotud XLS-lehed või pildid.
Saate valida või lohistada mitu faili korraga.
Lisatud faile ei saa aga kustutada ega muuta.
Kui teil on vaja faili muuta, lisage uus rida õige failiga ja kustutage vale failiga rida.
Ülesannete ja meeldetuletuste määramine
Kui suhtlus salvestatakse tuleviku kuupäevaga, määrab Moderan automaatselt meeldetuletuse.
Programm näitab, et suhtlusel on meeldetuletus, lisades kuupäeva kõrvale kellukese ikooni:
Meeldetuletused suhtluse kohta saadetakse isiklikult Määratud isiku väljal olevale e-posti aadressile.
Ülesande või meeldetuletuse lõpetamine
Tulevikuks määratud (kellukesekujuline) või aegunud ja tehtuks märkimata (roosad jooned) ülesande või meeldetuletuse lõpetamiseks klõpsake nuppu „Muuda seda toimingut" ja lisage linnuke valiku Märgi tehtuks juurde:
Vaikimisi märgitakse suhtlus automaatselt tehtuks, kui lisate selle kuupäevaga minevikus või täna (mitte tulevikus).
Moderanis Suhtluse ja failide tüübid
Moderanis saate salvestada erinevat tüüpi faile ja tegevusi. Vaikimisi on suhtlusel ja failidel järgmised tüübid:
- Sertifikaat
- Leping
- Akt
- Interaktsioonid
- Ülesanne
- Muud
Saate luua oma tüüpe jaotises Admin > Sätted > Lepinguväljade kohandamine (saadaval ainult administraatorile).
Dokumendid
▶ Varad > Dokumendid
Kõik suhtluse ja failide plokki üles laaditud failid on koondatud vahekaardile Dokumendid:
Dokumentide tabel töötab samamoodi nagu iga teine Moderani tabel:
- Saate veergusid järjestada kindlas järjekorras, haarates veeru päise ja lohistades selle soovitud kohta.
- Saate veerge sortida kasvavas või kahanevas järjekorras.
- Mõned veerud saab peita või kõik kuvada.
- Saate filtreerida dokumente teatud kriteeriumide järgi (faili nimi, dokumendi tüüp, kuupäev, objekt jne).
- Kõikide oma portfooliosse üleslaaditud dokumentide hulgast saab märksõnade abil otsida.
Dokumentide loendit saab eksportida Excelisse.
Rohkem infot ja juhendeid leiad Moderani Teadmistebaasist. Küsimuste korral pöörduge meie poole läbi Moderani vestlusakna või aadressil support@moderansolutions.com.