▶ Lepingud > Päringud, Üürilepingud, Teenuslepingud
▶ Varad > Hooned
▶ Kontaktid > Organisatsioonid
Moderanis on võimalik hallata erinevaid dokumente ja sündmuste logisid, mis on seotud läbirääkimiste, lepingute uuenduste ning hoone dokumentatsiooniga. Selleks on lepingute, teenuslepingute ja hoonete kaardil sektsioon Suhtlus ja failid.
Näide I: Hoone(te)l on sertifikaadid, dokumendid, plaanid ja failid, mida soovite hoida kergesti ligipääsetavana.
Näide II: Soovite jälgida hooldus-/teenuslepinguid ja kindlustuspoliise koos nende aegumiskuupäevadega, et õigel ajal neid uuendada.
Faili üleslaadimine
Faili üleslaadimiseks Suhtlus ja failid sektsioonis:
- Mine lepingute (üürilepingud, teenuslepingud, päringud) või hoone vaatesse.
- Keri alla Suhtlus ja failid sektsioonini, klõpsa +LISA UUS ning täida vajalikud andmed dokumendi kohta.
Avanenud akna väljad:
- Kuupäev* — kohustuslik väli. Saab lisada dokumente praeguse või varasema kuupäevaga.
- Vastutaja — vaikimisi määratud faili lisaja e-posti aadress.
- Tüüp — vali failile vastav tüüp (nt leping).
- Kirjeldus — sisesta faili kirjeldus (nt allkirjastatud leping, Lisa I jne).
- Faili URL — kui kasutate välist dokumendihaldussüsteemi, lisa siia faili URL.
- Fail — lae üles fail — toetatud on kõik failiformaadid.
NB! Võite korraga valida või lohistada mitu faili. Kui olete kogemata üles laadinud vale faili ja soovite seda muuta, lisage uus rida õige failiga ja kustutage vale rida.
Suhtluse lisamine
Suhtluse logi lisamiseks:
- Mine lepingute (üürilepingud, teenuslepingud, päringud) või hoone vaatesse.
- Keri alla Suhtlus ja failid sektsioonini, klõpsa +LISA UUS ning täida vajalikud andmed suhtluse kohta.
Täidetavad väljad:
- Kuupäev* — kohustuslik väli. Saab lisada praeguse, varasema või tulevase kuupäevaga.
- Vastutaja — vaikimisi määratud kasutaja e-posti aadress.
- Tüüp — valige tüüp „Suhtlus".
- Kirjeldus — sisestage sündmuse kirjeldus.
- Fail / Faili URL — soovi korral lisa fail või faili URL.
Ülesannete ja meeldetuletuste seadistamine
Kui suhtlus salvestatakse tulevase kuupäevaga, loob Moderan automaatselt meeldetuletuse. Programmis tähistatakse meeldetuletust kuupäeva kõrval oleva kellukese ikooniga:
NB! Suhtluse meeldetuletused saadetakse ainult määratud vastutaja e-posti aadressile, erinevalt üldistest lepingumeeldetuletustest.
Ülesande või meeldetuletuse lõpetamine
Tuleviku kuupäevale määratud (kellukese ikooniga) või aegunud ja märkimata jäänud (roosade ridadega) ülesande lõpetamiseks klõpsake suhtluse real nupul Muuda ja aktiveerige ruut Märgi tehtuks:
Vihje! Vaikimisi märgitakse suhtlus automaatselt tehtuks, kui lisate selle praeguse või varasema kuupäevaga. Vajadusel saate märgistuse käsitsi eemaldada.
Suhtlus ja faili tüübid Moderanis
Moderanis saate salvestada erinevat tüüpi faile ja tegevusi. Vaikimisi on Suhtlus ja failid sektsioonis järgmised tüübid: Sertifikaat, Leping, Akt, Suhtlus, Ülesanne ja Muu.
Vihje! Võite lisada rohkem dokumenditüüpe (nt kindlustus, plaanid, tehnilised dokumendid, kohtumised). Seda saavad teha administraatorid menüüs Admin > Sätted.
Soovitame hoida arvestust lepingute ja aktide (nt ruumide üleandmisaktid või üüri muutmise lisad) kohta ning määrata tulevaste kohtumiste kuupäevad, et meelde tuletada võimalikke tingimuste muutusi pärast läbirääkimisi.
Suhtlus ja failid päringutes
▶ Lepingud > Päringud
Kõik Suhtlus ja failid sektsiooni kirjed kantakse automaatselt üle üürilepingutesse, kui päring muudetakse lepinguks.
Suhtluse ja failide lisamine päringule toimib samamoodi nagu lepingutes ja hoonetes.
Dokumendid
▶ Lepingud > Dokumendid
▶ Varad > Dokumendid
Kõik lisatud suhtlused ja failid leiate kas Lepingute või Varade all eraldi loendist Dokumendid:
Dokumentide loend töötab samamoodi nagu iga teine loend Moderanis:
- Korraldage veerud soovitud järjekorda, haarates veeru päisest ja lohistades selle uude asukohta.
- Sorteerige veerud kasvavas või kahanevas järjekorras.
- Peida või kuva veerge vastavalt vajadusele.
- Filtreerige dokumente kriteeriumide järgi, nagu faili nimi, tüüp, kuupäev või objekt.
- Otsige kogu portfelli ulatuses üles laaditud dokumentide hulgast märksõnade abil.
- Eksportige dokumentide loend Exceli faili.
Filtrid
Kui Suhtlus ja failid sektsioonis on mitu rida, saate kasutada eelseadistatud filtreid: Kõik, Lepingud, Aktid, Suhtlused ja Ülesanded:
Samuti on võimalik luua kohandatud filtreid:
Rohkem infot ja juhendeid leiad Moderani Teadmistebaasist. Küsimuste korral pöörduge meie poole läbi Moderani vestlusakna või aadressil support@moderansolutions.com.