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Moderan bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Dokumente und Aufzeichnungen zu Verhandlungen, Ereignissen und Vertragsaktualisierungen sowie Gebäudedokumentationen im Bereich Dateien & Notizen zu verwalten.
Beispiele:
- Sie besitzen Gebäudezertifikate, Dokumente, Baupläne und Dateien aus dem Gebäuderegister und möchten jederzeit einfachen Zugriff darauf gewährleisten.
- Sie müssen Wartungs-/Servicevereinbarungen und Versicherungspolicen inklusive der Ablaufdaten verfolgen, um Verlängerungen und Compliance-Anforderungen rechtzeitig im Blick zu behalten.
Datei hochladen
So laden Sie eine Datei im Bereich "Dateien & Notizen" hoch:
- Öffnen Sie das entsprechende Gebäude, den Mietvertrag, die Anfrage, den Dienstleistungsvertrag oder die Organisationskarte
- Navigieren Sie zum Bereich Dateien & Notizen
- Klicken Sie auf +NEU HINZUFÜGEN
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern
Die Felder im Pop-up:
- Datum* - Dies ist ein Pflichtfeld. Sie können Dokumente mit dem aktuellen Datum oder mit Daten aus der Vergangenheit hinzufügen.
- Art - Wählen Sie die Art der Datei aus, die Sie hinzufügen möchten (z. B. Vertrag).
- Beschreibung - Geben Sie eine Beschreibung der Datei ein (z. B. Vertrag unterzeichnet, Anhang I, etc.).
- Datei-URL - Wenn Sie ein externes Dokumentenmanagementsystem verwenden, fügen Sie die externe URL ein, die zur Datei führt.
- Datei (Upload-Bereich) - Alle Dateiformate werden unterstützt. Laden Sie eine Vertrags-PDF, Urkunde, XLS-Tabellen oder Bilder hoch, um vertragsbezogene Informationen direkt in Moderan zu speichern.
Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen oder per Drag & Drop hinzufügen. Wenn eine falsche Datei hochgeladen wurde, entfernen Sie diese einfach durch Klicken auf das X-Symbol.
Arten von Dateien & Notizen
In Moderan können Sie verschiedene Datei-Arten erfassen. Standardmäßig gibt es folgende Arten von Dateien & Notizen: Zertifikat, Vertrag, Protokolle, Gespräch und Sonstige.
Für eine bessere Übersicht können Sie weitere Dokumentarten hinzufügen (Versicherung, Bauplan, technische Dokumente etc.). Dies kann von Admin-Nutzern unter Admin > Einstellungen vorgenommen werden:
Wir empfehlen dringend, Aufzeichnungen über Verträge und Urkunden (wie Übergabeprotokolle oder Änderungen im Zusammenhang mit Mietzinsanpassungen) zu führen und zukünftige Termine (im Bereich Aktivitäten) einzustellen, um sich selbst oder andere aktive Nutzer an mögliche Vertragsänderungen nach Verhandlungen zu erinnern.
Dateien & Notizen in Anfragen
▶ Verträge > Anfragen
Alle Dateien & Notizen werden automatisch übertragen, wenn eine Anfrage in einen Mietvertrag umgewandelt wird.
Das Hinzufügen von Dateien & Notizen zu einer Anfrage erfolgt genau wie bei Verträgen.
Dokumente
▶ Verträge > Dokumente
▶ Assets > Dokumente
Alle in den Bereichen Dateien & Notizen / Aktivitäten hochgeladenen Dateien werden im Tab Dokumente zusammengeführt:
Die Dokumentenübersicht funktioniert genauso wie andere Übersichten in Moderan:
- Spalten anordnen in benutzerdefinierter Reihenfolge, indem Sie eine Spaltenüberschrift greifen und an eine neue Position ziehen
- Spalten sortieren auf- oder absteigend
- Spalten ausblenden oder einblenden, je nach Bedarf
- Dokumente filtern nach Kriterien wie Dateiname, Art, Datum oder Objekt
- Durchsuchen aller hochgeladenen Dokumente im gesamten Portfolio mittels Schlüsselwörtern
- Exportieren der Dokumentenliste nach Excel
Filter
Wenn Sie mehrere Einträge im unter Dateien & Notizen haben, können Sie vordefinierte Filter verwenden: Alle, Verträge, Protokolle und Gespräche:
Es ist auch möglich, eigene benutzerdefinierte Filter zu erstellen (z. B. um nur Zertifikate anzuzeigen).
- Filtern Sie nach den relevanten Kriterien (es können mehrere sein). In diesem Beispiel wird der Filter für die Spalte "Art" verwendet:
- Gehen Sie zum FILTER
- Geben Sie einen Namen für die aktuelle Filterung ein (z. B. Zertifikate)
- Klicken Sie auf SPEICHERN
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